La Cinémathèque québécoise se dote d’une POLITIQUE DE PRÉSERVATION ET DE GESTION DES ARCHIVES D’ORIGINE NUMÉRIQUE.

Qu’entend-on par préservation numérique ? Une définition nous est fournie dans un document publié par l’UNESCO en 2016 :

« La préservation numérique combine des politiques, des stratégies et des actions pour assurer l’accès à des contenus reformatés ou nés en numérique sans égards aux failles informatiques et aux changements technologiques. Le but de la préservation numérique est de rendre avec précision un contenu authentique sur le long terme. » ¹

Ainsi, le comité de direction de la Cinémathèque québécoise a approuvé à sa réunion du 1er novembre 2016 une politique cadre visant à paramétrer les développements et les exigences de l’institution en matière de réception, de traitement et de préservation des documents numériques.

Cette politique assume que le numérique induit des bouleversements dans les conditions et principes traditionnels de conservation et de préservation et nécessite l’élaboration de nouveaux concepts ainsi que la mise en œuvre de nouvelles normes et pratiques. Les archives numériques font également appel à des compétences spécialisées et exigent la maintenance d’une infrastructure technique adéquate.

Pour mettre en place ses politiques et procédures liées à la préservation numérique, la Cinémathèque québécoise s’appuiera autant que possible sur le modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information (OAIS : Open Archival Information System), approuvé en tant que norme ISO 14721 en 2003.

L’un des points importants que prend en compte ce modèle est la ou les communautés d’utilisateurs que doit desservir une archive donnée; ainsi une université qui archive les projets de recherche de ses chercheurs définira ses communautés d’utilisateurs d’une certaine manière selon leurs besoins identifiés. Quant à elle, la Cinémathèque québécoise a identifié celles-ci :

• Les donateurs : en rapport au processus d’acquisition, la documentation, le versement à la Cinémathèque québécoise ; même si en principe les archives ne sont plus destinées à une exploitation active, il peut arriver que les donateurs aient des besoins d’accès spécifiques au matériel et il est nécessaire de pouvoir livrer ces documents dans un temps approprié, selon des procédures expéditives et dans des formats utiles pour leurs fins ;
• Les équipes internes (archivistes, techniciens aux collections, services techniques, programmateurs-conservateurs) : pour les acquisitions, le traitement et le catalogage, pour la conservation et l’accès ; aux fins de valorisation, d’exposition et de programmation ;
• Les étudiants, les chercheurs et les professionnels de l’audiovisuel, tels que les programmateurs ou les critiques, aux fins de recherche et de consultation, et pour la réutilisation à des fins de présentation, de diffusion et d’exposition.

Ultimement, toute entreprise de préservation numérique vise à maintenir les propriétés significatives de chaque type de document numérique à préserver. Ce sont les attributs essentiels de chaque objet numérique qui affectent son apparence, son comportement, sa qualité et son utilisation et que nous désirons préserver. Ces propriétés significatives peuvent se subdiviser en cinq secteurs :

• a. Contenu (nombre de canaux d’images, canaux audios, longueur (nombre d’images), etc.) ;
• b. Contexte (créateur/réalisateur, titre, genre, droit, provenance, etc.) ;
• c. Rendu/apparence (layout, couleur, résolution, fréquence d’image, etc.) ;
• d. Structure (pagination, sections, synchronisation audio-vidéo, etc.) ;
• e. Comportement (interaction, fonctionnalité, etc.).

Suite à l’adoption de cette politique cadre, beaucoup de procédures restent à élaborer, des normes doivent être spécifiées à l’intention des donateurs de matériel, des normes de fichiers de préservation sont à établir permettant à la Cinémathèque québécoise de normaliser les formats et les codecs afin de faciliter de futures opérations de transcodage ; certaines procédures sont en élaboration, notamment celles concernant la numérisation des bandes vidéographiques puisque cette opération démarre et se fera en interne à notre centre de conservation de Boucherville. Il faudra aussi dans les mois et années qui viennent compléter l’infrastructure technologique en conformité avec cette politique afin de gérer les nombreux fichiers ainsi que les métadonnées de préservation nécessaires.

Par Jean Gagnon, Directeur de la préservation et de l’accès aux collections.